Shopify sync trigger betaald of verzonden: kas versus pakbon

De iDEAL staat op de rekening. Het pakket gaat pas donderdag. In e-Boekhouden.nl wil de accountant de omzet *nu*, de magazijnchef *pas bij de pakbon*. Dat is Shopify sync trigger betaald of verzonden — één schuif, niet twee waarheden. Gecontroleerd op 8 november 2026: listing van e‑Boekhouden.nl Koppeling, docs Koppeling configureren, Shopify Help Understanding your order statuses en Set up order processing. Wijzigt instelling 1, of zet Shopify auto-fulfill aan, dan herlees je dit stuk vóór de maandafsluiting.

Het *mechanisme* Paid versus Fulfilled staat al in orders automatisch naar e-Boekhouden. Hier gaat het om het gevolg in de boekhouding: kas in november, logistiek in december.

Native Shopify heeft twee klokken, geen boekstuk

Shopify Help (8 nov 2026): payment status (o.a. Pending, Authorized, Paid) is iets anders dan fulfillment status (Unfulfilled, Fulfilled). Native Shopify belt e-Boekhouden.nl niet. Er is geen mutatie tot de koppeling een van die twee klokken mag volgen.

Docs, instelling 1, letterlijk:

• Betaalde orders (Paid) — sync zodra de betaling is ontvangen.

• Verwerkte orders (Fulfilled) — sync pas als de order in Shopify op verwerkt of verzonden staat.

Eén keuze voor de hele shop. Geen “Paid voor iDEAL, Fulfilled voor maatwerk”. Geen mix per order. De FAQ: sync is realtime *nadat* die trigger klopt. Geen nachtelijke batch.

De rest van de koppeling verandert niet mee. Boeken blijft een mutatieboeking, geen PDF-factuur. Artikelen gaan niet mee. Geannuleerde orders gaan niet mee; restitutie wel. De trigger bepaalt *wanneer* de financiële regel mag, niet *of* er ineens voorraad in e-Boekhouden.nl verschijnt.

Wat shops doen tot de maand niet sluit

Alles op Paid, terwijl de zagerij drie weken achterloopt

Het geld is binnen. De omzet staat in november. Het raam wordt in december gezaagd. De accountant is blij. Magazijn en winst-over-nog-niet-geleverd wringen. Dat is geen bug van de app. Dat is Paid.

Alles op Fulfilled, terwijl auto-fulfill aanstaat

Shopify Help bij order processing: als je ná betaling automatisch alle regels fulfilled, is Fulfilled hetzelfde moment als Paid. De schuif “verzonden” doet dan niets. Wie zelf inpakt, mag auto-fulfill niet aan hebben — anders sorteer je geen open pakbonnen meer, en je trigger-keuze is schijn.

Trigger halverwege november omzetten

Orders die al Paid waren, blijven waar ze zijn. Nieuwe regels volgen de nieuwe schuif. Je krijgt een gat of een dubbele periode. Historische catch-up is een ander verzoek, geen “even de trigger flippen”.

Kas versus pakbon, in één tabel

Listing 8 nov 2026: $13.95/maand, 14 dagen trial, 5.0 uit 1 review, listingtaal Nederlands. De trigger zit in de app, niet op de prijs.

Bronnen onder de tabel: docs instelling 1; Shopify Help order statuses + order processing; listing 8 nov 2026. Wijzigt de koppeling een derde trigger, of Shopify de auto-fulfill-default, dan is de tabel weg.

De Paid-only how-to staat in betaalde orders naar e-Boekhouden. De Fulfilled-only how-to in fulfilled orders e-Boekhouden. Dit stuk is de keuze vóór die how-to’s.

Praktijk: maandafsluiting 30 november, doos 3 december

Shop “Houtlijn”. iDEAL, zelf inpakken, auto-fulfill uit. Order #1842, €420, Paid op 30 november 21:14. Pakbon 3 december.

Als de trigger Paid is: 30 november krijgt de mutatie. Kas en omzet in dezelfde maand. De doos bestaat nog niet. Voor een prepaid-webshop is dat wat de accountant meestal wil.

Als de trigger Fulfilled is: 30 november is e-Boekhouden.nl leeg voor #1842. 3 december komt de mutatie. De kas zat al drie dagen op de rekening. Wie omzet-per-maand aan logistiek hangt, moet dat voor de 30e met de boekhouder afspreken — niet op 1 december “we zetten de schuif om”.

COD of “betaling later” op Pending: Paid wacht tot jij (of de provider) Paid zet. Fulfilled wacht tot de doos. Twee wachtrijen. Een handmatige order zonder factuuradres faalt óók als de trigger klopt — dan is het de standaarddebiteur, niet Paid/Fulfilled.

Grootboekmapping blijft nodig: debiteuren balans, omzet géén balans. Verzendkosten en betaalkosten zijn andere rekeningen — we schreven betaalkosten versus verzendkosten. De trigger lost een verkeerde rekening niet op.

Aan de slag

1. Open Shopify → Settings → Checkout → *After an order has been paid*. Zelf inpakken? Auto-fulfill uit. Anders is Fulfilled geen pakbon.

2. Open de koppeling → instelling 1. Paid als de boekhouder kas volgt. Fulfilled als de administratie de pakbon volgt.

3. Testorder: betaal, kijk in het mutatie-overzicht van de app (listing: geslaagd of fout). Daarna pas fulfilled, kijk nóg eens. Zo zie je welke klok jouw schuif volgt.

4. Wijzig de schuif niet in de laatste week van de maand zonder de accountant.

Listing $13.95, 14 dagen trial, USD. Geen PDF, geen artikelen, geen voorraad. Die grenzen staan los van de trigger.

Tot slot

Voor Houtlijn zou ik auto-fulfill uit laten, de trigger op Paid zetten, en de boekhouder vertellen: omzet = iDEAL-dag, niet pakbon-dag. Alleen als jullie winst per maand letterlijk “wat de deur uit is” is, kies ik Fulfilled — en dan fulfilled ik #1842 nog op 30 november, niet op 3 december. Shopify sync trigger betaald of verzonden is kas versus pakbon, niet “allebei een beetje”. Native Shopify heeft twee statussen; de koppeling volgt er één. Listing 8 nov 2026: $13.95. Docs: instelling 1. Help: Paid ≠ Fulfilled, auto-fulfill maakt ze gelijk. Wijzigt één van die drie, dan is dit advies weg.

Zet de schuif in de listing van e‑Boekhouden.nl Koppeling nádat checkout-auto-fulfill klopt, niet andersom.