Betaalde Shopify-orders in e-Boekhouden: wanneer landt de mutatie?

De iDEAL-betaling is binnen, de order staat in Shopify op Paid — en e-Boekhouden.nl is nog leeg. Of juist: er staat al een mutatie terwijl jij dacht dat die pas bij verzenden zou komen. Shopify betaalde orders e-Boekhouden hangen aan één instelling: de trigger Betaalde orders (Paid). Geen nachtelijke batch. Geen “er is een checkout geweest”. De koppeling wacht tot Shopify de betaling als ontvangen markeert, en pusht dan realtime een dagboekmutatie.

Dit artikel is de checklist ná die keuze. Niet Paid versus Fulfilled — dat staat in het stuk over de order-trigger — maar: *wanneer* zie je de mutatie, *wat* moet erin kloppen, en *wat* je doet als hij uitblijft. De app is de e-Boekhouden.nl Koppeling.

Paid is een betaalstatus, geen checkout

Shopify heeft een financial status (paid, pending, authorized, refunded, …) en een fulfillmentstatus. De configuratiepagina koppelt de boekhouding aan de eerste:

• Betaalde orders (Paid) — synchronisatie zodra de betaling is ontvangen.

• Verwerkte orders (Fulfilled) — pas als de order in Shopify op verwerkt of verzonden staat.

Staat de koppeling op Paid, dan is “de klant heeft afgerond” niet genoeg. Een order op pending (achteraf betalen, handmatige overboeking die jij nog niet hebt gemarkeerd) of authorized (geautoriseerd, nog niet gecaptured) is nog geen ontvangen betaling. Die order hoort nog niet in e-Boekhouden.nl. Zodra Shopify op Paid springt, gaat de webhook.

De FAQ is daar helder over: sync is realtime. Zodra een order of refund in Shopify wordt aangemaakt of gewijzigd, gaat die onmiddellijk naar e-Boekhouden.nl — mits jouw trigger al is bereikt. Geen extra sync-toeslag, geen wachtrij tot 02:00.

Wat native Shopify niet doet: zelf een mutatie in e-Boekhouden.nl zetten. De admin toont Paid. De boekhouding blijft leeg tot de koppeling die status mag doorzetten.

Waar shops vastlopen als Paid aanstaat

1. Je kijkt naar de pakbon, niet naar de betaling

Op Paid landt omzet zodra het geld binnen is, ook als het pakket pas volgende week de deur uit gaat. Dat is geen bug. Wil je pas boeken bij verzenden, dan hoort de trigger op Fulfilled — niet “Paid, en dan hopen dat de mutatie wacht”.

2. De order is betaald in de praktijk, niet in Shopify

Contante winkelverkoop of een handmatige betaalmethode die je vergeet op Paid te zetten: de koppeling ziet geen ontvangen betaling. Markeer de betaling in Shopify, of kies Fulfilled als jouw proces dáár de waarheid legt.

3. Je verwacht een Shopify-PDF in e-Boekhouden.nl

Die gaat niet mee. De FAQ: Shopify maakt wel een PDF, maar die is niet beschikbaar om automatisch mee te sturen. De koppeling boekt een mutatie op gestructureerde orderdata (bedragen, btw, kosten). Geen bijlage, geen artikelen, geen voorraad.

Geen van die situaties los je op door de trigger elke week te wisselen. Eén keuze, een testorder, daarna vasthouden.

Wat er wél in de mutatie zit

De e-Boekhouden.nl Koppeling synct orders, klanten en financiële mutaties. Listing: automatische synchronisatie, btw-tarieven, verzendkosten en kortingsregels per order, en een overzicht van geslaagde en mislukte regels. Prijs op de listing: $13.95 per maand, 14 dagen trial, facturatie via Shopify in USD. Listingtaal: Nederlands.

Boeken gebeurt als mutatieboeking (type Mutatie). Grootboek komt uit dezelfde instellingenpagina. Docs-voorbeelden — jouw schema mag andere nummers gebruiken, maar het type rekening moet kloppen:

• Debiteuren: balans, bijvoorbeeld 1300

• Omzet: winst-en-verlies, géén balansrekening, bijvoorbeeld 8000

• Verzendkosten: bijvoorbeeld 4590

• Betaalkosten: bijvoorbeeld 4550

Bestaat het nummer niet in e-Boekhouden.nl, dan faalt de mutatie — ook als Shopify keurig Paid is. Dat is mapping, geen triggerfout. We schreven eerder hoe je die rekeningen zet.

Optioneel: één standaard debiteurcode, of een aparte POS-debiteur zodat kassaverkopen niet door je weborders lopen. De trigger blijft Paid; alleen de debiteur verschilt.

OSS (btw per EU-land) verandert het *moment* van Paid niet. Het verandert de grootboekrekeningen waarop die mutatie landt.

Checklist: Paid-order, mutatie, klaar

Doe dit in deze volgorde. Sla geen stap over omdat “het gisteren werkte”.

1. Shopify. Open de order. Financial status moet Paid zijn. Fulfillment mag unfulfilled zijn — dat is bij Paid juist de bedoeling. Noteer ordernummer, totaal, btw, verzendkosten.

2. De app. Open het mutatie-overzicht in de e-Boekhouden.nl Koppeling. De listing belooft dat je ziet welke gegevens succesvol of met fouten zijn verwerkt. Groen: de webhook heeft e-Boekhouden.nl bereikt. Foutmelding: lees die eerst (vaak een onbekend grootboeknummer), niet meteen de trigger omzetten.

3. e-Boekhouden.nl. Zoek de dagboekmutatie. Kloppen debiteuren, omzet, verzend- en betaalkosten met de mapping? Staat de btw zoals in Shopify? Geen productregels verwachten: artikelen gaan niet mee.

4. Ontbreekt de regel? Geen historische order van vóór de installatie verwachten op de knop. Handmatig synchroniseren haalt alleen mutaties op vanaf het moment van installatie. De knoppen zitten bovenaan de mutatielijst en zijn voor als de automatische webhook is mislukt. Orders van vóór livegang vraag je aan via support — historische sync is expres geen self-service (dubbele boekingen, verkeerde datums).

5. Restitutie, geen annulering. Crediteer je later (gedeeltelijk of volledig), dan volgt een negatieve mutatie. Annuleren gaat niet mee. Paid-boeking plus cancel laat de omzet staan.

Een handmatige sync verandert Paid niet in Fulfilled. Wat in Shopify nog niet Paid is, wordt geen mutatie omdat je op de knop drukt.

Aan de slag

1. Installeer de e-Boekhouden.nl Koppeling. $13.95/maand, 14 dagen trial.

2. Verbind de API-key. Zonder Connecten blijft de mutatielijst leeg, ook bij een betaalde testorder — zie de API-key-stappen.

3. Kies Betaalde orders (Paid). Map daarna 1300 / 8000 / 4590 / 4550 (of jouw nummers).

4. Plaats een testorder en betaal hem. Controleer Shopify Paid → app-overzicht → mutatie in e-Boekhouden.nl.

5. Test optioneel een restitutie. Niet annuleren.

Hulp bij inrichten: eenmalige installatieservice via info@onlineorigins.nl (FAQ: vergoeding; terugbetaald als je de koppeling toch niet gebruikt). Hoofd-CTA blijft zelf installeren via de listing.

Tot slot

Shopify betaalde orders e-Boekhouden landt niet “ergens na checkout” en niet bij verzenden. Hij landt realtime, als mutatie, op het moment dat Shopify Paid zegt. Native Shopify stuurt geen boekhoudpakket aan; deze koppeling wel — zonder PDF, zonder artikel- of voorraadsync.

Zet Paid in de e-Boekhouden.nl Koppeling en loop de checklist bij de volgende iDEAL-betaling: Shopify, app-overzicht, e-Boekhouden.nl.