Shopify orders naar e-Boekhouden: Paid of Fulfilled als trigger

Een order in Shopify is nog geen boeking. Tussen checkout en administratie zit één keuze: wanneer mag de mutatie de boekhouding in? Shopify orders naar e-Boekhouden gaan realtime, maar pas nadat jouw trigger klopt — betaald, of pas verwerkt/verzonden. Kies je het verkeerde moment, dan boekt e-Boekhouden.nl te vroeg (onbetaald, nog in de warehouse) of te laat (omzet die je al had moeten zien).

Dit artikel zoomt in op die trigger. Niet op btw-mapping of OSS — dat stond in het btw-stuk — maar op het moment waarop een order een dagboekmutatie wordt. De app is de e-Boekhouden.nl Koppeling.

We schreven eerder hoe de koppeling in het algemeen werkt. Hier gaat het om Paid versus Fulfilled, en wat je doet als een automatische push misgaat.

Een order is een status, geen boekstuk

Shopify kent financial status (paid, pending, refunded, …) en fulfillment (unfulfilled, fulfilled, …). Jouw accountant ziet één mutatie: debiteuren, omzet, btw, verzendkosten. Die mutatie mag pas ontstaan als de shopstatus die jij vertrouwt, bereikt is.

De configuratiepagina maakt daar twee opties van:

• Betaalde orders (Paid) — synchronisatie zodra de betaling is ontvangen.

• Verwerkte orders (Fulfilled) — synchronisatie pas als de order in Shopify op verwerkt of verzonden staat.

Dat is de hele trigger. Geen derde modus “elke nacht om 02:00”. Geen extra wachtrij. De FAQ is expliciet: sync is realtime. Zodra een order of refund in Shopify wordt aangemaakt of gewijzigd, gaat die onmiddellijk naar e-Boekhouden.nl — mits jouw trigger al is bereikt. Geen extra sync-toeslag.

Handmatig overtypen faalt hier het hardst. Je boekt vrijdagavond wat zaterdag pas betaald wordt, of je wacht tot de pakketbon terwijl de iDEAL-betaling al binnen was. De koppeling voorkomt dat overtypen; ze voorkomt niet een trigger die niet bij je proces past.

Wat shops nu kiezen — en waar het wringt

1. Alles op Paid, ook als je later pas levert

Logisch bij prepaid: Shopify Payments, iDEAL, creditcard. Het geld is binnen, de omzet mag in de administratie. Wringt als je op bestelling maakt en weken later fulfilled. Dan staat de omzet al geboekt terwijl het pakket nog niet bestaat. Dat is geen fout van de app; dat is de keuze Paid.

2. Alles op Fulfilled, ook bij directe betaling

Je wilt alleen boeken als het de deur uit is. Wringt bij digitale producten of afhalen-in-winkel als fulfillment in Shopify achterblijft: paid, maar nooit “verwerkt”, dus geen mutatie. Wringt ook als je pas fulfilled na de maandafsluiting — dan mist de periode de omzet.

3. Wisselen halverwege de maand

Eerst Paid, daarna Fulfilled “omdat de accountant dat wilde”. Orders die al geboekt zijn, blijven staan. Nieuwe orders volgen de nieuwe regel. Nazoeken welke order onder welke trigger viel, is extra werk. De docs vragen je de koppeling in te richten op jouw boekhoudkundige voorkeur — niet om wekelijks te schakelen.

Geen van die routes vervangt: één trigger kiezen, een testorder, daarna vasthouden.

Wat de koppeling met die order doet

De e-Boekhouden.nl Koppeling synct orders, klanten en financiële mutaties. Listing: automatische synchronisatie, plus btw-tarieven, verzendkosten en kortingsregels per order, en een overzicht van geslaagde en mislukte regels.

Boeken gebeurt als mutatieboeking (dagboekmutatie), niet als een Shopify-PDF-factuur. De FAQ: die PDF gaat niet mee. Artikelen en voorraad synct de app niet. Geannuleerde orders gaan niet mee — gebruik een restitutie; die wordt een negatieve mutatie. Die grenzen gelden ongeacht Paid of Fulfilled: de trigger bepaalt *wanneer* de financiële orderdata mag gaan, niet *of* er ineens een factuurbijlage bij zit.

Op de mutatiepagina zie je welke regels zijn gelukt. Staat een order in Shopify al op paid (of fulfilled) en ontbreekt de mutatie, dan is dat een sync-uitzondering — niet een reden om de trigger te wijzigen.

Grootboekmapping blijft nodig, anders landt een keurige trigger op de verkeerde rekening: debiteuren (balans, bijvoorbeeld 1300), omzet (winst-en-verlies, géén balansrekening), verzendkosten, betaalkosten. Optioneel: één standaard debiteurcode, of een aparte POS-debiteur zodat kassaverkopen niet door je weborders lopen. Dat staat op dezelfde configuratiepagina; het is geen vervanging van Paid/Fulfilled.

Paid versus Fulfilled in de praktijk

Kies Paid als je omzet wilt zien zodra Shopify de betaling heeft. Typisch: webshop met directe checkout, weinig achteraf betalen, fulfillment die losloopt van de boekhouding. Een order die nog `pending` is, hoort dan nog niet in e-Boekhouden.nl. Zodra de status paid is, pusht de webhook.

Kies Fulfilled als je pas wilt boeken wanneer de order in Shopify verwerkt of verzonden is. Typisch: je wilt geen omzet op orders die nog in de backlog zitten, of je administratie volgt de pakbon, niet de betaalbevestiging. Een betaalde maar onverzonden order blijft dan buiten de mutaties tot fulfillment.

Wat de docs niet beloven: een mix per order, een aparte trigger voor POS, of “boek alleen als paid én fulfilled”. Het is één keuze voor de koppeling. POS-orders kun je wél op een andere debiteur zetten; de trigger blijft dezelfde.

Restituties lopen ernaast. Volledig of gedeeltelijk crediteren in Shopify → negatieve mutatie. Annuleren is dat niet. Heb je op Paid geboekt en daarna een refund, dan corrigeert de refund-mutatie de administratie — niet een cancel.

Als de automatische push misgaat

In het dagelijkse verkeer synct de app via webhooks. Op de mutatiepagina kun je handmatig synchroniseren als die automatische push is mislukt. Let op: die knoppen halen alleen mutaties op vanaf het moment van installatie. Orders van vóór de livegang zitten daar niet bij.

Historische orders en refunds terugzetten is expres geen self-service. De docs: terugwerkende sync is foutgevoelig (dubbele boekingen, verkeerde datums). Je vraagt het aan via support, met periode, of het om orders/refunds/beide gaat, en eventuele context zoals een herinstallatie. Zie historische orders synchroniseren.

Een handmatige sync verandert je trigger niet. Paid blijft Paid. Wat nog niet paid of fulfilled is volgens jouw keuze, wordt geen mutatie omdat je op de knop drukt.

Aan de slag

1. Installeer de e-Boekhouden.nl Koppeling. Listingprijs: $13.95 per maand, 14 dagen trial. Facturatie via Shopify in USD.

2. Verbind de API-key uit e-Boekhouden.nl. Stappen: documentatie.

3. Kies bij “wanneer de order doorgezet moet worden” Paid of Fulfilled. Map daarna debiteuren, omzet, verzend- en betaalkosten.

4. Plaats een testorder die jouw trigger haalt: betaal (Paid) of verwerk/verzonden (Fulfilled). Controleer de mutatie in e-Boekhouden.nl én het overzicht in de app.

5. Test optioneel een restitutie: die moet een negatieve mutatie worden, geen geannuleerde order.

De listing is Nederlandstalig; de app is gericht op shops die in e-Boekhouden.nl werken. Optioneel is er een eenmalige installatieservice via info@onlineorigins.nl; de hoofdroute blijft zelf installeren via de App Store.

Tot slot

Shopify orders naar e-Boekhouden gaan niet “ergens in de nacht” en niet bij elke statuswijziging. Ze gaan realtime, als mutatie, op het moment dat Paid of Fulfilled waar is. Native Shopify stuurt geen boekhoudpakket aan; deze koppeling wel — zonder PDF-factuur, zonder artikel- of voorraadsync.

Zet de trigger in de e-Boekhouden.nl Koppeling en laat de volgende order die jouw voorwaarde haalt, zichzelf boeken.