Shopify verzonden orders e-Boekhouden: pas boeken bij fulfillment

De iDEAL-betaling is binnen. De order staat in Shopify op Paid. e-Boekhouden.nl blijft leeg — tot jij op “Markeren als verzonden” klikt, of tot de fulfillment-app de status omzet. Dat is geen storing. Shopify verzonden orders e-Boekhouden hangen aan één instelling: de trigger Verwerkte orders (Fulfilled). Geen nachtelijke batch. Geen “er is betaald, dus het mag de administratie in”. De koppeling wacht tot Shopify de order als verwerkt of verzonden markeert, en pusht dan realtime een dagboekmutatie.

Dit artikel is de checklist ná die keuze. Niet Paid versus Fulfilled — dat staat in het stuk over de order-trigger — en niet de Paid-checklist van betaalde orders. Hier: *wanneer* zie je de mutatie als je op Fulfilled staat, *wat* wringt, en *wat* je doet als hij uitblijft. De app is de e-Boekhouden.nl Koppeling.

Fulfilled is een fulfillmentstatus, geen betaalstatus

Shopify kent twee assen. Financial status: paid, pending, refunded. Fulfillment: unfulfilled, partial, fulfilled. Jouw accountant ziet één mutatie. Die mag pas ontstaan als de shopstatus die jij vertrouwt, bereikt is.

Op de configuratiepagina heet het veld “Kies wanneer de order doorgezet moet worden”:

• Betaalde orders (Paid) — synchronisatie zodra de betaling is ontvangen.

• Verwerkte orders (Fulfilled) — pas als de order in Shopify als verwerkt of verzonden is gemarkeerd.

Staat de koppeling op Fulfilled, dan is “het geld is binnen” niet genoeg. Een betaalde order die nog in de backlog hangt, hoort nog niet in e-Boekhouden.nl. Zodra fulfillment op fulfilled springt, gaat de webhook.

De FAQ is daar helder over: sync is realtime. Zodra een order of refund in Shopify wordt aangemaakt of gewijzigd, gaat die onmiddellijk naar e-Boekhouden.nl — mits jouw trigger al is bereikt. Geen extra sync-toeslag, geen wachtrij tot 02:00.

Wat native Shopify niet doet: zelf een mutatie in e-Boekhouden.nl zetten. De admin toont Paid en unfulfilled. De boekhouding blijft leeg tot de koppeling fulfillment mag doorzetten.

Waar shops vastlopen als Fulfilled aanstaat

1. Digitale producten of afhalen zonder fulfillment

Een download, een cadeaubon, een “afhalen in winkel”-order: vaak Paid, nooit “verwerkt”. Op Fulfilled blijft e-Boekhouden.nl leeg. Dat is geen bug. Markeer die orders in Shopify als fulfilled (of gebruik een workflow die dat doet), of kies Paid als jouw proces dáár de waarheid legt.

2. Je fulfilled ná de maandafsluiting

Het pakket gaat 3 oktober de deur uit. De iDEAL-betaling was 28 september. Op Fulfilled landt de omzet in oktober. De accountant zoekt september. Dat is de keuze Fulfilled, geen mappingfout. Wil je omzet zien zodra het geld binnen is, hoort de trigger op Paid — niet “Fulfilled, en dan hopen dat de mutatie terugdateert”.

3. Gedeeltelijke fulfillment

Shopify kent partial fulfillment: één van twee regels is verzonden. De docs beloven geen “boek alleen het verzonden deel”. De trigger is Fulfilled voor de order. Wacht tot de hele order verwerkt is, of accepteer dat jouw fulfillment-app de status eerder op fulfilled zet. Wissel de trigger niet per order.

Geen van die situaties los je op door de trigger elke week te wisselen. Eén keuze, een testorder die je écht verzendt, daarna vasthouden.

Wat de mutatie wél en niet is

De e-Boekhouden.nl Koppeling synct orders, klanten en financiële mutaties. Listing: automatische synchronisatie, plus btw-tarieven, verzendkosten en kortingsregels per order, en een overzicht van geslaagde en mislukte regels. Prijs: $13.95/maand, 14 dagen trial, facturatie via Shopify in USD. Op de listing stond 5.0 uit 1 review.

Boeken gebeurt als mutatieboeking (dagboekmutatie), niet als een Shopify-PDF-factuur. De FAQ: die PDF gaat niet mee. Artikelen en voorraad synct de app niet. Geannuleerde orders gaan niet mee — gebruik een restitutie; die wordt een negatieve mutatie. Die grenzen gelden óók op Fulfilled: de trigger bepaalt *wanneer* de financiële orderdata mag gaan, niet *of* er ineens een factuurbijlage bij zit.

Grootboekmapping blijft nodig, anders landt een keurige fulfillment op de verkeerde rekening. Voorbeelden uit de docs: debiteuren 1300, omzet 8000, verzendkosten 4590, betaalkosten 4550. Bestaat het nummer niet in e-Boekhouden.nl, dan faalt de mutatie — ook als Shopify keurig fulfilled is. Dat is mapping, geen triggerfout. We schreven eerder hoe je die rekeningen zet.

Optioneel: één standaard debiteurcode, of een aparte POS-debiteur zodat kassaverkopen niet door je weborders lopen. De trigger blijft Fulfilled; alleen de debiteur verschilt. Kassabonnen die je later als verzonden markeert, horen hier; een POS-bon die nooit fulfilled wordt, net zo min als een digitale order.

OSS (btw per EU-land) verandert het *moment* van Fulfilled niet. Het verandert de grootboekrekeningen waarop die mutatie landt.

Checklist: verzonden order, mutatie, klaar

Eén testorder. Geen productieserie.

1. Shopify. Open de order. Fulfillment moet fulfilled zijn (verwerkt of verzonden). Financial status mag Paid zijn — dat is bij Fulfilled juist geen startsein. Noteer ordernummer, totaal, btw, verzendkosten, fulfillmentdatum.

2. De app. Open het mutatie-overzicht in de e-Boekhouden.nl Koppeling. De listing belooft dat je ziet welke gegevens succesvol of met fouten zijn verwerkt. Groen: de webhook heeft e-Boekhouden.nl bereikt. Foutmelding: lees die eerst (vaak een onbekend grootboeknummer of een leeg factuuradres), niet meteen de trigger omzetten naar Paid.

3. e-Boekhouden.nl. Zoek de dagboekmutatie. Debiteuren, omzet, verzending, betaalkosten, btw. Datum volgt het moment van de sync — dus ná fulfillment, niet de betaaldatum in Shopify.

4. Nog unfulfilled? Dan hoort er géén mutatie te staan. Een regel die er wél is terwijl de order nog openstaat, betekent meestal: de trigger staat toch op Paid, of iemand heeft handmatig gesynct nádat fulfillment al was gezet.

5. Restitutie, geen annulering. Crediteer je later (gedeeltelijk of volledig), dan volgt een negatieve mutatie. Annuleren gaat niet mee. Een refund heeft alleen zin als de oorspronkelijke order al als mutatie bestaat. Op Fulfilled: eerst verzenden (of fulfilled markeren), dán restitueren.

Een handmatige sync verandert Fulfilled niet in Paid. Wat in Shopify nog niet verwerkt is, wordt geen mutatie omdat je op de knop drukt. Historische orders van vóór installatie zitten daar niet bij — dat loopt via support.

Aan de slag

1. Installeer de e-Boekhouden.nl Koppeling. Listingprijs: $13.95 per maand, 14 dagen trial. Facturatie via Shopify in USD.

2. Verbind de API-key. Zonder Connecten blijft de mutatielijst leeg, ook bij een verzonden testorder — zie de API-key-stappen.

3. Kies Verwerkte orders (Fulfilled). Map daarna 1300 / 8000 / 4590 / 4550 (of jouw nummers).

4. Plaats een testorder, betaal hem, en markeer hem daarna als verzonden. Controleer Shopify fulfilled → app-overzicht → mutatie in e-Boekhouden.nl.

5. Laat een tweede testorder Paid maar unfulfilled. Die mag géén mutatie krijgen.

Hulp bij inrichten: eenmalige installatieservice via info@onlineorigins.nl (FAQ: vergoeding; terugbetaald als je de koppeling toch niet gebruikt). Hoofd-CTA blijft zelf installeren via de listing.

Tot slot

Shopify verzonden orders e-Boekhouden landen niet “ergens na checkout” en niet zodra Paid groen is. Ze landen realtime, als mutatie, op het moment dat Shopify fulfilled zegt. Native Shopify stuurt geen boekhoudpakket aan; deze koppeling wel — zonder PDF, zonder artikel- of voorraadsync.

Zet Fulfilled in de e-Boekhouden.nl Koppeling en loop de checklist bij de volgende pakbon: Shopify, app-overzicht, e-Boekhouden.nl.