Shopify mutatieboeking in e-Boekhouden: geen factuur-PDF mee

De accountant opent e-Boekhouden.nl en zoekt de Shopify-factuur. Hij ziet een dagboekregel: bedragen, btw, verzendkosten. Geen PDF-bijlage. Wie Shopify mutatieboeking e-Boekhouden geen factuur-pdf googelt, denkt vaak dat de koppeling “de factuur nog moet meesturen”. Dat doet hij niet — en dat is geen instelling die je ergens aanzet.

De FAQ is stellig: de PDF-factuur uit Shopify gaat niet mee. Technisch niet beschikbaar om automatisch naar e-Boekhouden.nl te sturen. De e-Boekhouden.nl Koppeling werkt op gestructureerde orderdata, niet op bestanden of bijlagen. Boeken gebeurt als mutatieboeking.

We schreven eerder hoe je grootboekrekeningen mapt, en hoe betaalde orders de trigger bepalen. Dit stuk is alleen die boekingsvorm: wat er wél in het dagboek landt, wat je accountant nergens als bijlage vindt, en hoe je de administratie daarop inricht.

Shopify maakt een PDF. De koppeling boekt een mutatie.

In Shopify kun je een factuur als PDF downloaden. Dat bestand zit in Shopify, niet in een API die e-Boekhouden.nl als bijlage accepteert. De FAQ zegt het zonder omwegen: Shopify genereert wel een PDF, maar niet op een manier die automatisch meesturen toelaat.

In de instellingendocs staat de boekingsvorm vast:

> Standaard worden bestellingen geboekt via een mutatieboeking. Dat betekent dat de financiële gegevens rechtstreeks als dagboekmutatie worden vastgelegd, zonder het aanmaken van een factuur. Type boeking: Mutatie.

Geen schuif “boek als factuur”. Geen toggle “PDF meesturen”. Type = Mutatie.

Wat wél meekomt: bedragen, btw-tarieven, verzendkosten, kortingsregels, klant als debiteur (of je vaste code). Wat niet meekomt: de PDF, artikelkaarten, voorraad. Die grenzen herhaalt dezelfde FAQ bij artikelen en stock: de koppeling verwerkt financiële orderdata en laat productinformatie buiten beschouwing.

Native Shopify belt e-Boekhouden.nl niet. Zonder de app typ je de order over, of je mailt de PDF naar de boekhouder. Met de app gaat de mutatie realtime, via webhooks, zodra de order of refund in Shopify ontstaat of wijzigt. Geen nachtelijke batch, geen extra sync-toeslag.

Wat shops nu verwachten tot de bijlage uitblijft

“Zet PDF-factuur aan in Settings”

Die knop bestaat niet. De FAQ is geen workaround-lijst; het is een technische grens.

De Shopify-PDF in de mail naar de accountant, mutatie tóch via de app

Dubbel werk, en een risico op twee waarheden. De mutatie is de boeking. De PDF is een Shopify-document. Gebruik de PDF als naslag in Shopify, niet als tweede invoer in e-Boekhouden.nl.

Handmatig een verkoopfactuur aanmaken in e-Boekhouden.nl naast de mutatie

Dan staat omzet twee keer, tenzij je de mutatie terugdraait. Kies één route. De koppeling kiest mutatie.

Geen van die routes maakt van de app een factuurmodule. Hij blijft een financiële sync.

Wat de mutatie wél is — en wat je eromheen regelt

De e-Boekhouden.nl Koppeling synct orders, klanten en mutaties automatisch. Listing: btw-tarieven, verzendkosten en kortingsregels per order; overzicht welke gegevens succesvol of met fouten zijn verwerkt. $13.95 per maand, 14 dagen trial, USD via Shopify. Listing Nederlandstalig, 5.0 uit 1 review.

Op de configuratiepagina map je:

• Debiteuren — voorbeeld 1300, balansrekening

• Omzet — voorbeeld 8000, geen balansrekening

• Verzendkosten — voorbeeld 4590

• Betaalkosten — voorbeeld 4550

Trigger: Paid of Fulfilled. Eén keuze. Die bepaalt *wanneer* de financiële orderdata mag gaan, niet *of* er ineens een factuurbijlage bij zit.

Refunds: een restitutie in Shopify wordt een negatieve mutatie. Geannuleerde orders gaan niet mee — gebruik de restitutie-functie als je credit wilt boeken. Ook die credit is een mutatie, geen creditfactuur-PDF.

OSS: btw per EU-land op aparte grootboekrekeningen, plus mapping in de app. Dat verandert de boekingsvorm niet. Nog steeds Mutatie, nog steeds geen PDF.

Vaste debiteurcode of POS-debiteur: andere relatiekaart, dezelfde mutatiestroom. De bijlage komt er niet bij.

Wat je wél moet afspreken met de accountant:

• De verkoopfactuur voor de klant blijft in Shopify (of je eigen templates). e-Boekhouden.nl krijgt de cijfers.

• Openstaande posten volgen de mutatie en de debiteur, niet een PDF-status.

• Controleer de mutatiepagina in de app: groen of fout — niet “staat de bijlage erbij”.

De app meldt je niet aan bij de Belastingdienst. Openingsbalans blijft accountantwerk. Historische orders/refunds zijn een supportactie, geen PDF-terugwerkende kracht.

Voorbeeld: webshopfactuur in Shopify, dagboek in e-Boekhouden.nl

Je verkoopt lampen. Klant krijgt de Shopify-factuur per mail, met je logo. In e-Boekhouden.nl wil de boekhouder diezelfde PDF als bijlage onder de verkoop. Die bijlage komt niet.

Inrichting die wél klopt:

1. API-key connected. Trigger Paid. Type Mutatie. Grootboek 1300 / 8000 / 4590 / 4550 zoals in de instellingendocs.

2. Testorder. Mutatie groen. Open e-Boekhouden.nl: dagboekregel, geen factuurstuk.

3. Vertel de accountant: Shopify is het factuurarchief; e-Boekhouden.nl is het dagboek. Zoek op ordernummer of debiteur, niet op PDF-naam.

4. Testrefund. Negatieve mutatie. Nog steeds geen credit-PDF uit Shopify.

Mist een nieuwe order op de mutatiepagina, dan handmatig synchroniseren — dat pusht dezelfde financiële data, geen bestand.

Optioneel: eenmalige installatieservice via info@onlineorigins.nl. Die service zet de mapping; hij tovert geen PDF-kanaal bij.

Aan de slag

1. Installeer de e-Boekhouden.nl Koppeling. Documentatie: Shopify e-Boekhouden.nl koppeling.

2. Lees FAQ-punt 2 hardop met je boekhouder: PDF gaat niet mee. Type = Mutatie.

3. Zet trigger, grootboek en optioneel vaste/POS-debiteur. Geen tweede “factuurtype”.

4. Testorder + testrefund. Check mutatiepagina én dagboek. Geen bijlage is geen fout.

5. Spreek af waar klantfacturen blijven (Shopify). Spreek af hoe jullie een mutatie terugvinden (ordernummer).

Kom je er niet uit: info@onlineorigins.nl. De koppeling blijft financiële sync, geen documentensysteem.

Tot slot

Een Shopify mutatieboeking e-Boekhouden geen factuur-pdf is geen ontbrekend vinkje. De app boekt dagboekmutaties uit orderdata. Shopify’s PDF blijft in Shopify. Artikelen en voorraad synct hij niet. Annuleren is geen credit; een restitutie wel — ook dat als mutatie.

Zet de mapping vast, laat de e-Boekhouden.nl Koppeling de volgende betaalde order zelf boeken, en zoek de factuurbijlage waar hij hoort: in Shopify, niet in het dagboek.