Shopify-webhooks naar e-Boekhouden: de normale sync

De order is Paid. In e-Boekhouden.nl staat nog niets. Je opent de app en zoekt de grote knop. Die knop is niet de standaardroute. Shopify webhooks e-Boekhouden synchronisatie is de automatische stroom: Shopify stuurt een event, de koppeling boekt de mutatie. Handmatig is de uitzondering.

De e-Boekhouden.nl Koppeling synct orders, klanten en financiële mutaties realtime. Listing: automatische synchronisatie, btw/verzendkosten/korting per order, overzicht van gelukt versus fout. $13.95/maand, 14 dagen trial, USD. 5.0 uit 1 review. Geen PDF-factuur, geen artikelen, geen voorraad.

Eerder: omzetrekening is geen balansrekening. Dat is mapping. Dit stuk is *wanneer* de boeking vertrekt.

Webhooks zijn de dagelijkse motor

De FAQ is stellig: sync is direct. Zodra een order of refund in Shopify wordt aangemaakt of gewijzigd, gaat die onmiddellijk naar e-Boekhouden.nl. Geen nachtelijke batch, geen extra toeslag per push.

Docs Handmatig synchroniseren: tijdens normale werking is een handmatige run doorgaans niet nodig, omdat orders en refunds via Shopify-webhooks lopen.

Wat dat in de praktijk betekent:

• Trigger in Settings: bij Paid of bij fulfilled/verzonden. De webhook volgt díe keuze, niet “elke statuswijziging die je handig vindt”.

• Een restitutie in Shopify wordt een negatieve mutatie. Annuleren zonder refund doet dat niet — de FAQ: geannuleerde orders gaan niet mee.

• Klanten en bedragen, btw, verzendkosten, korting. Geen productregels als artikelkaart in e-Boekhouden. Geen voorraad.

Als de webhook stilvalt, zie je dat op de mutatie-overzichtspagina: gelukt of met fout. Dat scherm is je eerste check, niet de knop.

Wat shops doen tot de administratie dubbel loopt

Elke ochtend op Synchroniseren drukken

De knoppen bovenaan de mutatielijst zijn bedoeld voor uitzonderingen, bijvoorbeeld als de automatische sync een probleem had. Gebruik je ze als dagelijkse import, dan maskeer je een mappingfout of een verkeerde trigger. Nieuwe Paid-events zouden weer via webhooks moeten lopen.

Handmatig én verwachten dat 2024 meekomt

Docs: een handmatige synchronisatie haalt uitsluitend mutaties vanaf het installatiemoment. Orders van vóór de livegang zitten daar niet in. Historisch ophalen gaat via support, niet via die twee knoppen.

Annuleren in plaats van restitueren

Shopify toont de order als cancelled. e-Boekhouden.nl heeft de omzet nog. De FAQ: wil je terugboeken, annuleer dan niet — maak een restitutie. Die volgt wél de webhook.

Wachten op een PDF

Shopify maakt een factuur-PDF. Die gaat niet mee. De koppeling boekt gestructureerde orderdata. Webhooks sturen geen bijlage.

Geen van die routes vervangt: trigger goed, mapping goed, webhook binnen, mutatielijn groen.

Wat de handmatige knoppen wél zijn

Op de mutatiepagina staan twee knoppen bovenaan — docs wijzen ze aan op de screenshot. Eén set voor orders en refunds, als vangnet.

Gebruik ze als:

• een automatische push is mislukt en de fout is opgelost (grootboek, btw-code, verplicht veld);

• je ná een Settings-wijziging één recente order opnieuw wilt duwen, binnen de installatieperiode.

Gebruik ze niet als:

• import van het archief;

• vervanging van de webhook omdat “het veiliger voelt”;

• credit voor een geannuleerde order zonder refund.

Na een geslaagde handmatige push gaan nieuwe events weer via webhooks. Blijf je elke ochtend klikken, dan is Settings het echte probleem: debiteur, trigger Paid versus Fulfilled, OSS-mapping, leeg factuuradres.

Historische orders: historische sync aanvragen via info@onlineorigins.nl. Dat is een andere actie dan de knoppen.

Praktijk: webshop die dacht dat de knop de sync was

Shop “Linnenhuis”. Koppeling sinds maandag. Dinsdag 14 Paid-orders. Twaalf staan in e-Boekhouden.nl. Twee niet: factuuradres regel 1 leeg, validatie stopt de boeking. De ondernemer drukt woensdag op beide knoppen. De twaalf worden niet dubbel geboekt als ze al binnen waren; de twee blijven fout tot het adres in Shopify klopt. Donderdag: adres aangevuld, order gewijzigd, webhook opnieuw, mutatielijn groen. De knop was overbodig.

Checklist die wél hoort bij webhooks:

1. App geïnstalleerd, API-key e-Boekhouden.nl, grootboekmapping (debiteuren, omzet, verzendkosten, betaalkosten).

2. Trigger: Paid als je bij betaling wilt boeken; Fulfilled als je pas bij verzending boekt. Eén kiezen.

3. Testorder Paid (of Fulfilled). Mutatiepagina: succes of fouttekst. Geen succes? Eerst de fout, dan eventueel de knop.

4. Refund-test: negatieve mutatie. Cancel-test: niets — dat is correct.

5. Geen nachtelijke routine. De FAQ belooft realtime.

e-Boekhouden.nl Koppeling blijft de listing. Geen andere boekhoud-app in dit stuk.

Wat webhooks niet doen, ook als de mutatielijn groen is:

• Artikelen of voorraad bijwerken in e-Boekhouden.nl. De FAQ is daar kort over: financiële gegevens, geen productkaart.

• Een Shopify-PDF meesturen. Bestanden zitten niet in de webhookpayload die deze app gebruikt.

• POS-verkopen overslaan of extra behandelen: POS-orders vallen onder dezelfde Paid/Fulfilled-trigger, mits validatie slaagt. Geen apart POS-kanaal.

• OSS-tarieven verzinnen. Btw komt uit Shopify; jij mapte grootboekrekeningen per land als je OSS gebruikt. De webhook vervoert het tarief dat Shopify al kende.

Als twaalf orders binnenkomen en twee niet, is de webhook niet “stuk”. De twee hebben een validatiefout (leeg adres, onbekende btw-code, mapping). Los die rijen, wijzig de order in Shopify, laat de event opnieuw lopen. De ochtendklik op beide knoppen lost de validatie niet op.

Aan de slag

1. Open de mutatie-overzichtspagina. Kijk of recente Paid-orders vanzelf binnenkomen.

2. Staat er een fout: los de oorzaak in Shopify of in de mapping. Daarna wijzigt de order, of je gebruikt de knop één keer als vangnet.

3. Controleer de trigger in Settings. Webhooks volgen die schakelaar.

4. Laat de ochtendklik achterwege als de lijst groen is.

5. Archief van vóór installatie: mail support, niet de knop.

Docs: handmatig synchroniseren en de FAQ.

Tot slot

Shopify webhooks e-Boekhouden synchronisatie is de standaard: realtime bij aanmaken of wijzigen van een order of refund. De knoppen bovenaan de mutatiepagina halen geen geschiedenis van vóór installatie en vervangen de webhook niet. PDF, artikelen en voorraad blijven buiten de boeking.

Zet de koppeling aan via de e-Boekhouden.nl Koppeling. Eén testorder, mutatielijn groen, knop met rust laten.