Shopify vaste debiteur in e-Boekhouden: één code voor alle orders

Elke Shopify-order is een andere klant. In e-Boekhouden.nl wil jouw accountant soms geen honderden relaties voor een eenmalige trui. Soms juist wél: openstaande post per persoon, herinnering, B2B-kaart. Shopify vaste debiteur e-Boekhouden is die keuze: één debiteurcode voor alle weborders, of per individuele klant. Het is geen grootboekrekening. Het is het veld Standaard debiteurcode op de configuratiepagina.

We zetten eerder de vier grootboekrekeningen (1300 / 8000 / 4590 / 4550). Dat is *waar* het geld landt. Dit stuk is *op wiens kaart*. De e-Boekhouden.nl Koppeling noemt optioneel een vaste debiteurcode en een aparte POS-debiteur. Die twee velden zijn niet hetzelfde.

Shopify kent klanten. Je administratie kent relaties.

Shopify Customers is je webshopbestand. e-Boekhouden.nl is je relatiescherm: debiteurcode, openstaande posten, herinneringen. Native Shopify stuurt daar niets heen. De koppeling wel: realtime mutatieboeking, geen PDF-factuur, geen artikelen.

Zonder standaardcode maakt de app per order een klantdebiteur (docs: “in plaats van per individuele klant”). Jij vult het veld alleen als je dat *niet* wilt. Claim geen matching op e-mail of geen automatische RelatieCode-formule: die staat niet in onze docs. Wat wél staat: je vult een bestaand debiteurnummer.

Voorbeeld in de docs: `0012JOOSTJANSEN`. Dat is een voorbeeld, geen verplicht formaat. De code moet in e-Boekhouden.nl bestaan vóór de volgende Paid- of Fulfilled-order synct.

Wat shops doen tot het relatiescherm volloopt

Elke gastcheckout als nieuwe relatie

Weekenddrukte, honderd eenmalige kopers. Maandag staat het debiteurenoverzicht vol namen die nooit meer bestellen. De boekhouder vraagt om één “Webshop”-kaart. Dat is precies veld 8.

Geen code, POS-bon zonder factuuradres

De foutmeldingen-docs zijn stellig. Ontbreekt `billing_address`, is `address1` leeg, of mist `contact_email`, dan stopt de push. Tekst: stel een standaarddebiteur in. Dat gebeurt vaak bij handmatige orders en bij het kassasysteem.

De order is Paid in Shopify. In e-Boekhouden.nl staat niets. Grootboekmapping was keurig. De debiteur ontbrak.

Dezelfde code op web én kassa

Dan lopen winkelbonnen door dezelfde kaart als weborders. Docs hebben daar een tweede veld voor: POS debiteurcode. We schreven hoe je POS-verkopen scheidt. Hier gaat het om de web-standaard.

De omzetrekening als “debiteur”

8000 is winst-en-verlies. Debiteuren 1300 is balans. Veld 8 is geen dropdown van grootboekrekeningen; het is een relatiecode. Verwissel die twee niet.

Twee velden, twee kaarten

De listing van de e-Boekhouden.nl Koppeling: 5.0 uit 1 review, $13.95/maand, 14 dagen trial, facturatie via Shopify in USD. Listing is Nederlandstalig. Realtime sync van orders, klanten en financiële mutaties; refunds als negatieve mutatie. Grenzen (FAQ): geen PDF, geen artikelen, geen voorraad, geannuleerde orders gaan niet mee.

Koppeling configureren zet de volgorde vast:

1. Trigger: Paid of Fulfilled — één keuze voor de hele koppeling.

2. Type boeking: mutatie, geen factuurdocument.

3–6. Grootboek: debiteuren (voorbeeld 1300, balans), omzet (8000, géén balans), verzendkosten (4590), betaalkosten (4550).

1. OSS als je EU-particulieren zo boekt.

2. Standaard debiteurcode — optioneel.

3. POS debiteurcode — optioneel, kassa.

Veld 8: “Als je bestellingen wilt boeken op één vaste debiteur in plaats van per individuele klant, vul je hier de betreffende debiteurnummer in.” Handig voor administraties die minder klantdetail vereisen.

Veld 9: kassaverkopen via Shopify POS op een aparte debiteur, zodat ze gescheiden blijven van online orders. Zelfde voorbeeldformaat. Vul je alleen 8, dan kunnen POS-bonnen zonder adres alsnog op die standaardkaart landen — of vastlopen tot 8 bestaat. Vul je 8 en 9, dan heeft de winkel een eigen kaart.

De trigger wijzigt niet met deze velden. Paid blijft Paid. Alleen de relatie op de mutatie verschilt.

Wanneer leeg laten

Laat 8 leeg als je wél een debiteur per webklant wilt: openstaande post, herinnering, B2B-naam op de kaart. Dan moet de order wél een factuuradres en contact-e-mail hebben. Gastcheckouts mét adres kunnen door; POS-bonnen zonder adres niet, tot je 8 (of 9) vult.

Wanneer vullen

Vul 8 als:

• je administratie één “Webshop”-relatie wil in plaats van een kaart per order;

• handmatige orders of POS-bonnen stranden op `billing_address` / `contact_email`;

• de boekhouder geen honderden eenmalige relaties wil.

Maak de relatie eerst in e-Boekhouden.nl. Zet daarna de code in de app. Test met één order. Dubbel (handmatig dezelfde verkoop *én* sync) geeft twee mutaties.

Wat de vaste code niet doet

• Geen PDF-factuur naar e-Boekhouden.nl.

• Geen artikelen of voorraad.

• Geen tweede trigger voor POS.

• Geen kortings-grootboekdropdown — korting zit in de Shopify-bedragen.

• De oorspronkelijke verkoop overschrijven bij een refund: restitutie wordt een nieuwe negatieve mutatie, op dezelfde debiteurlogica.

Praktijk: webshop “WEBSHOP01”, kassa “WINKEL01”

In e-Boekhouden.nl twee relaties aanmaken. Codes die bij jouw nummering passen — docs-voorbeeld is `0012JOOSTJANSEN`, jij mag `WEBSHOP01` gebruiken als dat zo in de administratie staat.

App, Settings:

• Trigger Paid (of Fulfilled, als dat jullie regel is).

• Grootboek 1300 / 8000 / 4590 / 4550 — of jouw nummers, juiste categorie.

• Standaard debiteurcode: `WEBSHOP01`.

• POS debiteurcode: `WINKEL01`.

Test 1: weborder met factuuradres, markeer Paid. Mutatie op `WEBSHOP01`. Geen nieuwe relatie “Jan de Vries”.

Test 2: POS-bon zonder `address1`. Zonder standaardcode: foutregel, oplossing in de docs is veld 8. Met `WINKEL01`: kassamutatie op die kaart, web blijft `WEBSHOP01`.

Test 3: restitutie op de weborder. Negatieve mutatie, geen cancel-only. FAQ punt 5.

Overzicht in de app: welke regels succesvol zijn, welke op fout. Rode `billing_address` ná het vullen van de code: oorzaak fixen, daarna handmatig synchroniseren — niet dezelfde order handmatig in e-Boekhouden.nl *én* opnieuw pushen.

Installatieservice (FAQ punt 6): eenmalige vergoeding, terug bij geen gebruik. Contact info@onlineorigins.nl.

Aan de slag

1. Installeer de e-Boekhouden.nl Koppeling. $13.95/maand, 14 dagen trial, USD via Shopify.

2. API-key volgens de installatiedocs.

3. In e-Boekhouden.nl: relatie(s) aanmaken die je als vaste web- en eventueel POS-debiteur wilt.

4. In de app: Koppeling configureren — trigger, vier rekeningen, daarna veld 8 en optioneel 9.

5. Test: één weborder, één POS- of handmatige order zonder adres, controleer de mutatie *en* de relatiekaart. Foutregel: Mutaties Foutmeldingen.

De koppeling herberekent btw niet; die komt uit Shopify. Geen productregels verwachten.

Tot slot

Een Shopify vaste debiteur e-Boekhouden is geen omzetrekening en geen POS-trigger. Het is één optionele relatiecode voor alle weborders, plus een tweede veld voor de kassa. Leeg laten = per klant, mits adres en e-mail er zijn. Vullen = minder klantdetail, en een uitweg als `billing_address` ontbreekt. Native Shopify praat niet met e-Boekhouden.nl; deze app wel, als mutatie, realtime.

Zet de code in de e-Boekhouden.nl Koppeling en laat de volgende gastcheckout op de kaart landen die jij hebt gekozen — niet op een nieuwe relatie die niemand ooit opent.