Shopify-order taggen bij btw-vrijstelling (wholesale)

De VIES-check is groen. Checkout toont geen btw. In het orderoverzicht zie je… niets. Geen tag “EU Tax Exemption”. Je accountant vraagt een export van vrijgestelde orders. Shopify zoekt op tags. Jij hebt er geen.

Een Shopify order tag btw-vrijstelling is geen knop in OO - EU B2B & Wholesale. De app zet een custom attribute `vat_exempt=true`. De tag plak je zelf met Shopify Flow. Dat staat in de docs, niet in een verborgen instelling.

We schreven eerder hoe EU-btw-vrijstelling werkt. Hier alleen de label op de order, zodat je erna kunt filteren.

Wat de app wél op de order zet

Tax Exempt zit in het Starter-plan. Listing live: Free (1 prijsregel, 1 registratieformulier), Starter $22/maand, Growth $37/maand, 14 dagen trial, Built for Shopify, 5.0 uit 34 reviews. Facturatie in USD. Works with: Checkout, Shopify Admin, Shopify Flow.

Open Apps → B2B & Wholesale → Tax & prices, zet Tax Exempt aan. De app rekent zelf geen btw. Shopify’s tax- en market-instellingen halen de btw weg als de klant in aanmerking komt. Tax display (incl./excl.-labels) is een ander blok; dat vrijstelt niets.

Na een geslaagde VIES-check (e-mail + btw-nummer):

• de klant kan tax exempt worden in Shopify;

• btw-data landt in cart attributes en order notes;

• optioneel: klanttag na validatie, default `VAT Validated` (instelbaar).

Dat is de klant. De order krijgt volgens de Flow-handleiding het attribuut `vat_exempt` = `true`. Geen automatische ordertag uit de app. Als je in Orders op tag filtert, is die lijst leeg tot Flow loopt.

Twee checkoutmodi (niet mengen met een tweede draft-flow):

• Standard checkout — verplicht bij prijzen excl. btw. Shopify past vrijstelling in de normale checkout toe.

• Draft order logic — als prijzen incl. btw zijn en de app de btw zelf moet afhalen. Niet aanzetten als Custom Pricing / volume / bulk forms al een draft-checkout gebruiken; die flows zijn nog niet samengevoegd.

Alleen grensoverschrijdende EU-btw-nummers komen in aanmerking. Binnenlands nummer: wel valideren, geen vrijstelling.

Waarom “ik zie de tag niet” geen bug is

Handmatig elke ochtend taggen. Werkt tot de vrijdagmiddag-order. Precies wat Flow voorkomt.

Filteren op “tax exempt” in Shopify Admin. Sommige views tonen de klantstatus, niet een ordertag. Exports en boekhoudkoppelingen kijken wél naar tags.

De klanttag `VAT Validated` hergebruiken. Die zit op het profiel, ook als déze order geen vrijstelling kreeg (binnenlands, mismatch e-mail, VIES plat). De Flow-docs kijken naar het orderattribuut.

Een andere app die “tax exempt” als tag belooft. Niet nodig. Listing noemt tax exemptions als categorie; de implementatie is attribuut + Flow.

Flow: negen stappen uit de docs

Handleiding Add tag to Tax Exempted Orders. Shopify Flow is een aparte (gratis) Shopify-app. De B2B-app is de bron van het attribuut.

1. Nieuwe custom flow.

2. Trigger: Order created.

3. Voeg een conditie toe.

4. Variabele: zoek custom attributes → key.

5. Gelijk aan `vat_exempt`.

6. AND: custom attributes → value.

7. Waarde `true`.

8. Actie: Add order tags.

9. Tag `EU Tax Exemption`. Opslaan.

Key en value exact zo, kleine letters, geen spaties om `true`. Een andere tagnaam mag — dan pas je jouw filters daarop aan. De docs gebruiken `EU Tax Exemption`.

De FAQ noemt ook een kortere variant (order is tax-exempt → tag). De stap-voor-stap voor *deze* app is de attribuut-route. Bouw die.

E-mail bij validatie moet gelijk zijn aan e-mail in checkout. Anders geen vrijstelling, dus ook geen `vat_exempt=true`, dus geen tag. Dat is Shopify-identiteit, geen Flow-fout.

Zet Dynamic taxes aan in Markets → Duties and import taxes. Uit: vrijstelling kan “gelukt” lijken terwijl prijzen niet herberekend. Marktprijzen die Shopify als vast behandelt: btw 0%, bedrag gelijk — Shopify-limiet, geen missende tag.

Praktijk: NL-webshop, BE- en DE-afnemers

Groothandel lampen. Prijzen excl. btw. Standard checkout. Tax Exempt op Starter.

1. VIES-formulier op de winkelwagen (theme block of embed). Binnenland verbergen mag in General settings.

2. Test: BE-nummer, zelfde e-mail als checkout. Order zonder btw, note met btw-nummer, attribuut `vat_exempt=true`. Geen tag.

3. Flow zoals hierboven. Tweede testorder. Tag `EU Tax Exemption` staat op de order.

4. Orders-filter op die tag → export voor de accountant.

5. Een NL-btw-nummer: wel validatie, geen vrijstelling, geen attribuut, geen tag. Dat is correct.

In General settings kun je extra opslaan: btw-nummer als order note (optionele prefix), VIES-adres als additional data (ontbrekende velden worden “not available”), en die klanttag na validatie. Advanced cart attribute-namen defaulten op `tax_exempted` en `vat_number` — die verander je alleen als een integratie andere keys eist. De Flow-tutorial blijft op `vat_exempt` = `true`. Verander je de attributen, dan moet de Flow mee.

Hide-opties: formulier verbergen voor bezoekers uit hetzelfde land als de shop, of buiten de EU. Handig, maar dan zie je ook geen attribuut op die orders — terecht, geen vrijstelling.

Growth heb je hiervoor niet nodig. Flow staat op de listing bij “Works with”, niet achter $37. Bulk forms en RFQ zijn Growth; tags zijn dat niet.

Aan de slag

1. Installeer OO - EU B2B & Wholesale. Starter voor Tax Exempt.

2. Tax Exempt aan, embed/block, checkoutmodus passend bij incl./excl.

3. Eén vrijgestelde testorder. Check notes + `vat_exempt`.

4. Flow: Order created → key `vat_exempt` → value `true` → tag.

5. Tweede order. Filter. Klaar.

Claim niet dat de app Shopify Plus B2B vervangt. Claim niet dat elke EU-order automatisch een tag krijgt. Claim niet $8.95 — dat staat niet meer op de listing.

Tot slot

Shopify order tag btw-vrijstelling is Flow op het attribuut dat de app wél zet. `vat_exempt=true` na een geslaagde, grensoverschrijdende VIES-check. De tag `EU Tax Exemption` (of jouw naam) is de actie, niet de bron. Zonder Flow blijft het overzicht leeg, terwijl checkout al klopte.

Zet Tax Exempt aan in OO - EU B2B & Wholesale, plak daarna de Flow, en exporteer op tag in plaats van op geheugen.