Shopify EU btw-vrijstelling B2B: VIES op de storefront, niet handmatig

Een Belgische groothandel bestelt in jouw Nederlandse shop, typt een btw-nummer in de ordernote, en checkout rekent 21% mee. Jij corrigeert achteraf. Dat schaalt niet. Shopify EU btw-vrijstelling B2B hoort vóór betalen te staan: het nummer via VIES, de klant tax-exempt, de totalen zonder btw — of juist mét, als de validatie faalt.

Dit artikel legt uit waarom een handmatig vinkje in Admin geen intra-communautaire levering is, hoe OO - EU B2B & Wholesale VAT-validatie en EU Tax Exemption op de storefront zet, en welke checkout-logica bij jouw prijzen past.

We beschreven eerder Shopify B2B login wholesale: wie mag het bulkformulier zien. Hier gaat het om de btw-laag ná het winkelwagentje.

Wat native Shopify wél en niet doet

Shopify kan een klant tax exempt zetten. Dat is een accountvlag, geen VIES-check. Intra-communautaire B2B in de EU vraagt doorgaans een geldig btw-identificatienummer van de koper, gevalideerd tegen het VIES-systeem van de Europese Commissie. Shopify Help over EU-taxes gaat over registraties, Markets en OSS voor consumenten — niet over een storefront-formulier dat een buitenlands btw-nummer live toetst.

Zonder extra flow gebeurt dit:

• retail-btw in checkout, credit later;

• staff die elk account met de hand tax-exempt zet (en vergeet het vinkje weg te halen);

• een kortingscode “0% btw” die ook consumenten vinden.

Geen van die routes bewaart een VIES-resultaat op de order.

Wat shops nu proberen

1. Tax exempt in het klantrecord

Werkt tot iemand met een privé-account dezelfde mail gebruikt, of tot een nummer verloopt. Geen validatie op het moment van kopen.

2. Btw-nummer in een line item property

De orderregel heeft tekst. Checkout rekent nog steeds btw. De boekhouder zoekt het nummer in de notitie.

3. Alleen B2B, prijzen excl. btw, hopen dat Shopify het snapt

Prijzen excl. btw vragen dat Shopify de btw *bij* checkout berekent — en weer weglaat als de klant exempt is. Zet je de verkeerde Market-weergave, dan blijft het bedrag staan terwijl de tax-line op 0% springt. De docs van de vrijstellingsflow noemen dat een Shopify-beperking bij vaste marktprijzen.

Hoe OO dit op de storefront zet

OO - EU B2B & Wholesale is Built for Shopify (5.0 uit 33 reviews). De listing belooft Advanced B2B tax management with VAT handling and EU Tax Exemption compliance. Op het Standard-plan ($8.95/maand of $101.88/jaar, 5% korting, 7 dagen trial, USD) staat expliciet VAT validation & Tax exemption via VIES. Meertalig, registratieformulieren, custom pricing — die horen bij dezelfde app. Dit artikel stopt bij de btw-laag.

Belangrijk: de vrijstelling rekent de btw niet zelf. Ze leunt op Shopify Taxes and duties en Markets. Verkeerde shop-instellingen worden keurig verkeerd vrijgesteld.

Claim niet dat deze app Shopify Plus B2B-catalogi vervangt. Het is een OO-flow op customer accounts, tags, bulkforms en tax exemption. Groepsprijzen zitten in het bulkformulier, niet als herschreven catalogusprijs op de gewone productpagina.

Stap 1: het validatieblok in het thema

Volgens Step 1 – Add the App to Your Theme zet je het blok OO – EU Tax Exemption op de cart-pagina via Theme Editor: Online Store → Themes → Customize → Cart → Apps.

Gebruik je een cart drawer (slide-out), dan kan de Theme Editor het blok daar niet plaatsen — een Shopify-beperking, geen themafout. Dan is handmatige code in de drawer nodig (Step 2). Zonder blok geen VIES-formulier, hoe goed Settings ook staan.

Stap 3: kies één checkout-logica

In Step 3 – Choose Your Checkout Logic staan twee elkaar uitsluitende modi (Apps → OO – EU Tax Exemption → General Settings → Use draft order logic):

| Storefront | Logica | | --- | --- | | Prijzen excl. btw | Standard Checkout Logic (enige optie) | | Prijzen incl. btw | Draft Order Logic (aanbevolen) | | Meerdere Shopify Markets / vaste marktprijzen | Draft Order Logic | | Eén EU-markt, maximale app-compatibiliteit | Standard Checkout Logic |

Harde regel: excl. btw + Draft Order Logic is niet ondersteund. Draft Orders finaliseren prijzen vóór checkout; Shopify kan de btw dan niet dynamisch bij- of afrekenen.

Standard Checkout Logic (docs): de klant vult e-mail + btw-nummer in. VIES valideert. Bij succes wordt de klant tax-exempt in Shopify; btw-data gaat in cart attributes en order notes. Checkout blijft de native Shopify-checkout; de app wijzigt de prijs daar niet. E-mail bij validatie moet exact de checkout-e-mail zijn, anders blijft de btw staan.

Draft Order Logic (docs): na VIES maakt de app een Draft Order (regels, prijs zonder btw waar van toepassing, e-mail, btw-nummer, bedrijfsadres uit VIES indien beschikbaar, tax-exempt). Checkout gaat naar de draft-invoice-URL, niet naar de standaardcheckout. Cartwijzigingen na validatie werken de draft bij. Niet combineren met excl. btw; kan botsen met bundle- of cart-apps.

Stap 4: Markets moeten bij de logica passen

De app berekent geen tarieven. Step 4:

1. Settings → Taxes and duties: EU-registraties aan, belastingen aan voor de landen waar je verkoopt.

2. Settings → Markets → EU-markt → Taxes and duties → Tax display:

• Draft Order Logic → Show as included

• Standard Checkout Logic → Dynamic pricing

1. Test: product in cart, geldig buitenlands EU-btw-nummer, checkout. Btw eraf waar van toepassing.

Meest gemaakte fout: Draft Order aan + Dynamic pricing, of Standard + Show as included. Dan verdwijnt de tax-line of blijft de incl.-prijs hangen.

Voorbeeld: Nederlandse groothandel, prijzen excl. 21%

SKU’s retail én B2B in één shop. Wholesaleklanten hebben een tag en zien het bulkformulier ná login — dat stond in het login-artikel. Prijzen in de shop excl. btw.

Inrichting:

• Draft Order Logic uit (Standard).

• Market Tax display = Dynamic pricing.

• Validatieblok op `/cart`. Drawer? Extra themacode.

• Klant uit België vult hetzelfde e-mailadres in als het account, plus BE-nummer. VIES groen → tax exempt → native checkout zonder 21%.

• Zelfde flow met een ongeldig nummer: btw blijft.

VIES is hier de checkout-check, niet de goedkeuringsstap van het registratieformulier. Registratie mag om een nummer vragen; tax exemption is de VIES-call op de cart.

Wat je nodig hebt om te starten

1. Installeer OO - EU B2B & Wholesale ($8.95/maand of $101.88/jaar, 7 dagen trial).

2. Zet het EU Tax Exemption-blok op de cart-pagina; bij een drawer de themacode uit Step 2.

3. Kies Standard of Draft Order — excl. btw dwingt Standard.

4. Zet Taxes and duties en Market Tax display gelijk aan die keuze.

5. Test met een geldig buitenlands EU-nummer en met een expres foute e-mail (moet falen).

De app meldt je niet aan bij de Belastingdienst en vervangt geen accountant. Reverse charge in je boekhouding blijft jouw inrichting; de storefront zorgt dat checkout hetzelfde verhaal vertelt.

Tot slot

Shopify EU btw-vrijstelling B2B is geen handmatig vinkje en geen ordernote. Het is VIES op de cart, tax-exempt op het account, en een checkout-logica die bij excl. of incl. btw past. Native Shopify bewaart de vlag; VIES en het thema-blok zitten in OO - EU B2B & Wholesale. Zet Markets goed, kies één logica, en laat de volgende Belgische groothandel het nummer valideren vóór betalen.